Manter o controle sobre todos os custos de uma operação de transportes é fundamental para o sucesso do negócio. Quando estruturada de forma eficiente, a gestão financeira pode revelar com clareza os valores dos investimentos e despesas, entradas e saídas, o que permite uma melhor utilização dos recursos, redução de gastos desnecessários e o consequente aumento da lucratividade no transporte de cargas.
Porém, a boa gestão das finanças exige, necessariamente, um bom planejamento. Nele, é preciso traduzir em termos financeiros todas as expectativas dos planos estratégico e operacional, assim como os objetivos de curto e longo prazo, e criar mecanismos de controle que considerem todas as atividades operacionais e não operacionais que vão gerar custos para a companhia.
Passo 1: separe os indicadores e as metas
Para começar, é importante que a empresa de transportes diferencie os seus indicadores das suas metas. Apesar de complementares, os indicadores, que podem se dividir em estratégicos, gerenciais e operacionais, permitem a avaliação do desempenho da transportadora, mensurando o alcance da estratégia e permitindo o acompanhamento e melhoria dos resultados ao longo do tempo.
Meta é o índice de resultado que se espera alcançar com o desempenho do processo que está sendo medido, ou seja, é o desafio a ser alcançado. Neste caso, todos os indicadores de desempenho devem ter metas. As metas têm como objetivo serem suficientes para assegurar a efetiva implementação da estratégia.
No entanto, todas as etapas e os seus custos devem estar relacionados, permitindo que a empresa forme uma pirâmide uniforme em que seja possível mensurar os custos visíveis e ocultos da operação. Nesta estrutura, as despesas operacionais ocupam a base; o gerenciamento, a posição logo acima; e a diretriz estratégica, o topo.
Passo 2: avalie a receita líquida de cada um dos processos
O controle financeiro de uma transportadora ainda deve estar organizado em uma estrutura em que seja possível avaliar se os esforços de vendas se transformaram em operações atendidas, e se as operações atendidas foram revertidas em faturamento suficiente para gerar receita líquida ao final da operação.
Etapas críticas como o volume de vendas, quantidade de coletas, quantidade de emissões, faturamento, fechamento de contas a pagar, pagamentos, recebimento e fluxo de caixa, devem ser minuciosamente controladas, pois são variáveis que podem influenciar diretamente nas margens de lucro.
Passo 3: conte com o apoio de soluções tecnológicas
Com tantos processos financeiros envolvidos na cadeia de transportes, é praticamente impossível manter uma visão completa dos valores sem o apoio de soluções tecnológicas que entendam a dinâmica e as particularidades desse negócio, como o TMS (Transportation Management System).
Um sistema que auxilie no controle gerencial garante a integridade das informações financeiras e permite que a companhia atinja o desempenho desejável. No caso do TMS, o software pode ajudar no controle de orçamento (orçado x realizado), de cobrança, despesas por centro de custo, integração e conciliação bancária, fluxo de caixa e Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).
Saiba mais sobre a tecnologia e em quais pontos ela pode ajudar a sua empresa, acompanhando os próximos posts do nosso blog.