No texto “Adianta sim chorar o leite derramado” publicado anteriormente, mencionamos que processos, pessoas e sistemas são fatores que, quando bem trabalhados, trazem vantagens bastante significativas a todas as Organizações e em especial às transportadoras (ambiente com o qual possuo maior familiaridade).
A fim de elucidar a importância de tais fatores, resolvi escrever um texto sobre cada um deles, começando hoje pelo primeiro, o “processo”. Vamos a ele!
O que é um processo? “é um substantivo que indica a ação de avançar, ir para frente (pro+cedere) e é um conjunto sequencial e particular de ações com objetivo comum”.
Ter um processo de trabalho definido faz toda a diferença na busca dos melhores resultados. Definir caminhos para o fluxo das informações gera assertividade e segurança na análise dos cenários.
Em contrapartida, a falta de processos ou o mal-uso deles geram retrabalhos e incongruências na execução das tarefas, favorecendo em demasia interpretações e ações contrárias aos propósitos das Empresas. Por consequência, quando o encadeamento do processo inexiste, a improvisação, a ação pessoal e os jeitinhos ditam os caminhos que a Organização trilha e o resultado dessa equação é sempre o mesmo: paga-se demais e recebe-se de menos.
Assim, a adoção de um processo bem definido e alinhado aos propósitos da Empresa faz a diferença, trazendo, certamente, incontáveis ganhos a todos. É somente através dele que se torna viável fazer os ajustes necessários para atingir os resultados almejados.
Dentro de uma transportadora, podemos citar alguns exemplos que, corriqueiramente, acontece pela falta de processo:
- Envia-se mais de um carro para a mesma região de coleta de forma desnecessária, resultando em dois meio vazios ou meios cheios;
- A Rentabilidade na composição de carga não é respeitada;
- A conferência nos pagamentos diretos não possui vínculo com a receita;
- A margem de lucratividade passa a ser menor, pois as despesas geralmente aumentam;
- Pagamento de agregado sem vínculo e sem limite percentual sobre a receita;
- Relatórios e análises sem consistência, pois a falta de processo não produz números confiáveis;
- Limitadores de gastos inexistentes, corre-se o risco de que o custo seja maior que a receita;
- Atrasos, perdas e reprogramações ocorrem de forma recorrente, causando prejuízos e comprometimento no fluxo de caixa;
- Transporte realizado com prejuízos, gerando sérios comprometimentos;
- Pagamentos em duplicidade e sem auditagem;
- Transportes realizados sem faturamento.
Acima, elencamos algumas situações que danificam os negócios de algumas transportadores, comprometendo em demasia a sua performance. Agora, vou contrastar tais problemas com alguns benefícios alcançados por um bom processo:
- Não se envia mais que um carro para a mesma região, salvo situações excepcionais ou necessárias;
- A composição da carga busca respeitar a margem idealizada de lucratividade;
- Nenhum pagamento direto pode se realizar se não estiver vinculado a uma receita;
- A margem de lucratividade tende a ser maior e melhor administrada;
- O limite de pagamento dos agregados sempre está limitado face ao percentual de receita;
- Relatórios e análises mais confiáveis;
- Acompanhamento diário das evoluções das receitas e despesas, assim como o orçamento (previsto x realizado);
- Fluxo de caixa confiável e ajustado a sua realidade;
- Saber com antecedência possíveis fretes deficitários;
- Pagamentos pagos e auditados;
- Transporte, faturamento e recebimento possuem um alto vinculo no processo.
Vale lembrar que os resultados que se almeja precisa, necessariamente, ainda estar apoiado em dois outros fatores – pessoas e sistemas-, dos quais falaremos com uma maior riqueza de detalhes nos textos futuros.
Gostaria aqui de terminar essa nossa reflexão da semana dizendo que “A mudança começa na mente, depois vem a prática. E por fim, os resultados virão! Em processo”.
Uma boa semana a ti!
Com carinho;
Rinaldo Oliveira.