Antes de tudo, para entender o que é OTIF, é preciso entender que o ambiente de negócios das transportadoras está mudando rapidamente. Fatores como o avanço tecnológico e as exigências cada vez maiores dos consumidores têm impulsionado essas transformações. Nesse contexto desafiador, a concorrência é grande. Tudo para ver quem proporciona o melhor serviço pelo melhor custo.
Primordialmente, o OTIF entra justamente aí. Ele é um KPI de logística que possibilita medir o desempenho atual das entregas. Assim sendo, a partir dessa mensuração, pode-se fazer ajustes para uma entrega cada vez melhor. Ou seja, pode-se ter maior competitividade, buscando fazer a melhor entrega pelo melhor custo.
Em ouras palavras, este assunto é de interesse de todas as transportadoras que desejam aumentar seu índice de satisfação do cliente, alcançando uma reputação cada vez mais sólida no mercado.
Neste post, vamos apresentar os seguintes itens:
– O Que é OTIF?
– Como calcular o OTIF?
– Como implementar o OTIF na sua transportadora?
Vamos lá?
OTIF: o que é?
OTIF vem do inglês On Time In Full (No Prazo e Completo). Esse é um indicador-chave de desempenho na área de logística. Em outras palavras, é um KPI. Com o OTIF é possível monitorar a qualidade de entrega de produtos ou serviços.
E mais: o uso do On Time in Full também proporciona a solução de problemas. Tudo tendo como objetivo a satisfação do cliente.
Além disso, é interessante notar que na verdade são duas métricas, como o nome indica. Entenda:
On Time (no prazo) – a mercadoria tem que ser entregue na data e horário combinados (ou janela de hora e local solicitados pelo cliente).
In Full (completo) – a mercadoria entregue tem que estar dentro das especificações acordadas com o cliente (dimensões, quantidade, qualidade, etc.).
Concluindo, podemos dizer que a ideia de OTIF está relacionada a entregar a mercadoria correta ao cliente no tempo combinado.
Como calcular o OTIF?
Primeiramente, deve-se reunir informações sobre as entregas feitas anteriormente em um período de no mínimo 6 meses. Assim será possível obter o percentual de “pedido perfeito”.
Em segundo lugar, os dados obtidos devem ser agrupados de acordo com as duas métricas que compõem esse indicador. Lembrando: no prazo e completo (sem erros).
Agora, é hora de multiplicar as porcentagens obtidas.
Por exemplo: visualize um cenário em que você teve um índice de On Time de 0,90%. Para ter esse percentual, 90% de suas entregas tiveram de ser concluídas no prazo estimado nos últimos 6 meses.
Em seguida, imagine o seguinte: 80% de suas entregas foram realizadas sem problemas com pedidos (nada de extravios, pedidos equivocados, avarias, etc.) Em outras palavras, você obteve um In Full de 0,80%.
Sendo assim, o indicador logístico no caso será:
OTIF = 0,90% X 0,80% = 0,72 = 72%
Como implantar o OTIF em suas operações
Agora que já conhecemos seus benefícios, vamos ver como implementar o Indicador OTIF em sua operação. É importante ter em mente que este é um esforço que envolve a colaboração da equipe. Assim sendo, é preciso de pontualidade na entrega de dados coletados e atualização frequente de relatórios. Em outras palavras, só assim é possível assegurar a precisão das informações processadas com o uso do KPI de logística.
Em seguida, veja como é possível implementar o indicador OTIF em sua empresa para otimizar a gestão de entregas e gerar maior satisfações por parte do cliente.
1 Faça a apresentação da OTIF
Primeiramente, reúna sua equipe. Explique o indicador para todos os envolvidos no processo necessário para a implementação da OTIF. É fundamental ressaltar a importância que o procedimento terá para a satisfação do cliente e, por consequência, resultados que trará para a empresa.
2 Implemente a documentação dos processos de transporte
Agora, é necessário fazer um levantamento detalhado de todas as atividades relativas ao transporte de mercadorias. Esses procedimentos devem ser documentados.
A palavra-chave aqui é padronização. Em outras palavras: só utilizando um padrão na criação desses documentos será possível evitar incoerências. Isso gera maior clareza na visualização dos dados, o que também permitirá eventuais correções em fases posteriores.
3 Implemente uma ferramenta de gestão
Ferramentas de gestão de entrega podem ser suas grandes aliadas na otimização de dados. Esses recursos irão registar cada etapa do transporte.
Um software TMS permitirá a você:
– contratar transportadoras através do sistema;
– monitorar suas entregas em tempo real;
– auditar os fretes para verificar a existência de divergências de valor;
– visualizar relatórios de desempenho das entregas;
– e muito mais.
Posteriormente, considere suas implementação.
4 Atualize suas informações regularmente
Em seguida, Faça o registro frequente dos dados da operação. Assim você terá uma base mais sólida para analisar as métricas de OTIF.
Por exemplo: é importante atualizar o status das entregas e registrar os motivos de eventuais devoluções. Uma boa ideia é ter fotos de ocorrências nas entregas. Assim será possível analisar sua operação, detectar e corrigir falhas e traças estratégias mais eficazes.
5 Analise os dados obtidos
Finalmente, é necessário estudar os regularmente dados que você coletou. Analise os percentuais de entregas feitas no prazo, entregas atrasadas, devolução de mercadorias e produtos que chegaram danificados.
Use esses números para fazer o cálculo OTIF. Dessa forma, você poderá analisar a qualidade do serviço prestado por suas transportadora. Portanto, esse é o caminho para aprimorar cada vez mais seu índice de satisfação do cliente e sua reputação no mercado.
Conclusão
Concluindo, existem muitas formas inteligentes de otimizar a operação de uma transportadora. O OTIF é uma das mais importantes. Ele aumenta a precisão das entregas e gera clientes satisfeitos. São ganhos importantes. Principalmente em um setor tão competitivo.
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